Digitale Archivierung bedeutet, Dokumente elektronisch zu speichern, strukturiert abzulegen und langfristig verfügbar zu halten. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Verträge, E-Mails oder andere geschäftsrelevante Unterlagen. Wichtig ist dabei nicht nur die Ablage, sondern auch die Nachvollziehbarkeit, Auffindbarkeit und sichere Verwaltung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum. Die GoBD regeln für steuerlich relevante Unterlagen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen.

Ein digitales Archiv reduziert Suchzeiten, schafft eine zentrale Ablagestruktur und erleichtert den Zugriff auf Informationen – unabhängig davon, ob Dokumente ursprünglich als E-Mail, PDF, Scan oder aus einem Fachsystem kommen. Unternehmen profitieren außerdem davon, dass dokumentenbasierte Prozesse besser nachvollziehbar und automatisierbar werden. ELO beschreibt seine Plattform als Lösung zur Automatisierung dokumentenbasierter Abläufe, zur Reduzierung manueller Aufwände und zur Schaffung transparenter Informationsflüsse.

Digitale Archivierung kann rechtssicher umgesetzt werden, wenn die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehören unter anderem Nachvollziehbarkeit, ordnungsgemäße Aufbewahrung, Schutz vor unzulässigen Änderungen und geregelte Zugriffsrechte. Für steuerlich relevante Unterlagen sind insbesondere die GoBD maßgeblich; zusätzlich können je nach Dokumentenart weitere gesetzliche Vorgaben gelten. ELO bietet Lösungen zur rechtskonformen Archivierung, die konkrete Rechtssicherheit hängt aber immer von der korrek­ten Einrichtung, Nutzung und den internen Prozessen ab.

In einem digitalen Archiv können viele unterschiedliche Dokumentarten verwaltet werden, zum Beispiel Rechnungen, Verträge, E-Mails, Lieferscheine, Zeichnungen, Akten oder andere geschäftsrelevante Unterlagen. Wichtig ist, dass je nach Dokumentenart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen gelten können. Die IHK München nennt zum Beispiel für Rechnungen, Bücher und Aufzeichnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Ja, ELO ist auf die Integration in bestehende IT-Landschaften ausgelegt. ELO kkann in ERP-, CRM- und DMS-Systeme sowohl aus der Cloud als auch On-Premises angebunden werden. Zusätzlich beschreibt ELO Integrationen unter anderem in ERP- und CRM-Systeme sowie Microsoft-Dynamics-Umgebungen, sodass Dokumente und Prozesse direkt mit bestehenden Geschäftsanwendungen verbunden werden können.

Ein digitales Archiv eignet sich grundsätzlich für Unternehmen, die viele Dokumente verwalten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen oder Informationen schneller auffinden möchten. Besonders relevant ist es für Unternehmen mit wachsenden Dokumentenmengen, mehreren Standorten, vielen Freigabe- oder Prüfprozessen oder hohem Abstimmungsaufwand. ELO positioniert seine Digitalisierungsplattform branchen- und abteilungsübergreifend für dokumentenbasierte Prozesse, Archivierung, Workflows und Integration in bestehende Systeme.