E-Rechnung revisionssicher archivieren

Der einfache Einstieg in das digitale ELO-Archiv

In der heutigen Erfolgswelt hängt alles von den Informationen ab. Eine effektive Verwaltung dieser Daten ist daher von entscheidender Bedeutung. Mit ELO können Unternehmen ihre Informationsmanagementprozesse verbessern, die Teamarbeit stärken und so strukturierte Abläufe schaffen. Dies führt nicht nur zu einem attraktiveren Arbeitsplatz, sondern fördert auch die Mitarbeiterbindung und -Gewinnung.

Gesetzlich Vorschriften wie z.B. die E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 verschärfen die Situation für Unternehmen, die Digitalisierung anzugehen. Um einen komfortablen Einstieg in die Welt des digitalen Archivs zu bekommen, haben wir das Standardpaket „E-Rechnungsarchivierung“ zusammengestellt.

Unsere Lösung

Wir bieten mittels ELO eine automatisierte revisionssichere und gesetzeskonforme Eingangsrechnungsarchivierung an.
Mit unserem Standardpaket „E-Rechnungsarchivierung“ für 2.990€ werden einkommende E-Rechnungen direkt am Mail-Server abgegriffen. Die Rechnung wird aus dem Anhang extrahiert und automatisch in ELO unter dem Lieferanten nach Monaten getrennt archiviert.
Das Abgreifen direkt am Mail-Server ist Voraussetzung um den Nachweis für die Unveränderbarkeit der Rechnung zu erbringen.
Einmal im Archiv abgelegt kann die Rechnung nur noch angesehen werden. Eine Veränderung ist nicht mehr möglich, bzw. jede Veränderung des Dokuments wird dokumentiert.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Kraft, basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Unternehmen sind dann verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Die E-Rechnung muss dabei bestimmten Standards entsprechen, wie dem XRechnung-Format, um die maschinelle Verarbeitung zu gewährleisten. Diese Verpflichtung dient der Vereinheitlichung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen, fördert die Transparenz und ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung von Rechnungen. Unternehmen müssen ihre Systeme entsprechend anpassen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung der E-Rechnung

Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung von E-Rechnungen basiert auf verschiedenen nationalen und internationalen Vorschriften, die sicherstellen sollen, dass elektronische Rechnungen genauso rechtsverbindlich und überprüfbar sind wie Papierdokumente. In Deutschland beispielsweise müssen Unternehmen gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) elektronische Rechnungen für zehn Jahre revisionssicher aufbewahren. Dies bedeutet, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein müssen. Diese Anforderungen dienen dem Schutz vor Steuerhinterziehung und gewährleisten die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftstransaktionen.

Das Paket: E-Rechnungsarchivierung 2.990€

Im Paket enthalten:

• eine ELO-Voll-User-Lizenz für den Zugriff auf das ELO-Archiv
• eine Lizenz für die Überwachung des E-Mail-Postfachs Rechnung@Beispielfirma.de
• Automatische Extraktion des E-Mail-Anhangs
• Automatische Ablage des E-Mail-Anhangs im ELO-Archiv
• Dienstleistungen für Installation und Konfiguration auf Ihrem System

Präsentation durch schwabe+braun

Gerne bieten wir Ihnen eine kostenlose Präsentation wie ELO Sie im Zusammenhang mit E-Rechnungen unterstützen kann.

Wir unterstützen!

Gerne betrachten wir gemeinsam mit Ihnen die Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen und beraten Sie bei der Auswahl der richtigen Lösungen.

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schwabe+braun unterstützt Sie bei den Herausforderungen

Nach über 200 hundert Digitalisierungs-Projekten kennen wir die Vorteile und die Herausforderungen, welche eine Digitalisierung mit sich bringt. Wir stehen in jeder Projektstufe beratend und unterstützend an der Seite unserer Kunden.

Was durch Digitalisierung erreicht werden kann, zeigt unser Beispiel bei Mattes Medien GmbH und Co Kg.
Hier haben wir, auf der Basis von ELO, ein Redaktionssystem für die Erstellung von Zeitschriften programmiert.

Weitere Details zu den Vorteilen und Herausforderungen finden Sie in unserer Kundenreferenz.

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